Fünf gute Gründe für die Einführung eines CRM-Systems

„Willst Du mit mir gehen?“ 

„JA, NEIN, VIELLEICHT.“ 

Der Klassiker aus der Jugendzeit. Aber so geht es auch vielen Firmen, die vor der Entscheidung stehen, ein CRM-System einzuführen. Wenig Erfahrung, eine große Entscheidung, hohe Erwartungen und unabwägbare Folgen. Das führt zu Unsicherheit. 

Diese Unsicherheit wollen wir von Blue Chameleon auflösen, indem wir Euch fünf gute Gründe für ein klares „JA“ nennen. 


Die Folgen dieses „JAs“ zur Einführung eines CRM-Systems und wie man eine „gute Beziehung“ mit einem solchen System führen kann, behandeln wir in weiteren Artikeln, die in nächster Zeit folgen. Damit Ihr nichts verpasst, schaut doch einfach wieder vorbeioder schreibt an miriam.schutter@bc-advisory.de.


Vorab jedoch noch ein grundsätzlicher Gedanke. Es geht nicht um ein „ganz oder gar nicht“. Natürlich hat jedes funktionierende Unternehmen bereits Methoden zur Gestaltung eines Kundenbeziehungsmanagements gefunden. Aber ein modernes und flexibel anpassbares CRM-System kann viele Aspekte dieses Managements noch weiter verbessern und manche überhaupt erst ermöglichen. Auf diese Verbesserungsmöglichkeiten wollen wir hier schauen.

Fünf gute Gründe:

1.   Ihr könnt sparen – Neue Möglichkeiten nutzen

Die Arbeit mit Informationen ist kleinteilig und aufwändig. Das Sammeln, Speichern, Verwalten, Suchen und Auswerten von Informationen kostet viel Zeit. Wenn es sehr viele Informationen werden, ist es nahezu unmöglich, es ohne moderne technische Unterstützung zu schaffen, diese erfolgreich zu managen und entsprechend für sich zu nutzen. 

Es ist aber gut, über viele Informationen zu verfügen. Ein CRM-System kann Euch nicht nur Arbeit abnehmen, es ermöglicht Euch auch die Bearbeitung und Nutzung von Informationen, welche ausschlaggebend für den Erfolg sind. Nur durch den Einsatz von Hand, Kopf und den klassischen Mitteln, wie Excel-Tabellen kann dies oft kaum noch bewältigt werden. 

Das gilt zu allererst bei der Suche nach Informationen. Eine moderne Suchmaschine, wie sie in CRM-Systemen zum Einsatz kommt, verkürzt Suchzeiten um ein Vielfaches. Ihr spart Zeit.

Es gibt vielfältige weitere Automatisierungsmöglichkeiten. Hier nur ein paar Beispiele:

  • Ihr müsst nicht mehr alle Adressen eurer Kunden händisch in das System eingeben, weil ihr große Mengen von Adressen importieren könnt.
  • Die Adressaten von Aussendungen können nach von Euch vorgegebenen Kriterien in Verteilern zusammengefasst werden.
  • Die Qualität der Daten kann mit Hilfe von Werkzeugen im System verbessert werden. Doppelungen können zum Beispiel sehr schnell gefunden werden.
  • Das Erstellen von Angeboten, Aufträgeund ggf. auch Rechnungen kann stark automatisiert erfolgen.

Ihr könnt also an vielen Stellen deutlich Aufwände reduzieren. Durch die Digitalisierung kommt es mittelfristig dann auch zu räumlichen Einsparungsmöglichkeiten. Warum? Weil Eure Aktenschränke in Zukunft deutlich kleiner ausfallen werden!

Neben diesen direkten Einsparungen werden sich auch zahlreiche indirekte Einspareffekte einstellen. Etwa durch Prozessoptimierungen, die mit der Einführung eines neuen Systems verbunden sein können. Bessere Ausschöpfung von Kundenpotenzialen sowie einem geringeren zeitlichen Aufwand für Akquisitionstätigkeiten. 

Ihr könnt also mit einem modernen CRM-System nach der Einführung Zeit, Raum und Aufwände verringern. Das heißt letztlich: Ihr spart Geld.

2.  Ihr könnt besser kommunizieren – Die Kommunikationsqualität steigern

Bisher haben wir die direkte Arbeit mit Informationen betrachtet. Die Verfügbarkeit von Informationen ist jedoch auch für die Qualität der Kommunikation eine wichtige Voraussetzung. 

Wenn die Informationen zentral in einem CRM-System gespeichert werden, dann haben zumindest grundsätzlich erst einmal alle Mitarbeiter die Möglichkeit dieselben Informationen zu nutzen und auszutauschen. Das beschleunigt die Kommunikation, weil Medienbrüche vermieden werden. 

Der klassische Arbeitsplatz am Schreibtisch mit einem Rechner befindet sich auf dem Rückzug. Hinzu kommen Office-Arbeitsplätze, Arbeitsplätze bei Dienstleistern und natürlich vielfältige mobile Nutzungsmöglichkeiten. Beispielsweise der Vertrieb kann von unterwegs mobil auf alle Informationen im System zugreifen und diese in der Kommunikation mit den Mitarbeitern und selbstverständlich auch den Kunden nutzen.

Andere Kommunikationskanäle wie etwa E-Mail oder das Telefon können in das System integriert werden. Diese Kanäle sind nicht nur vom System aus ansteuerbar. Auch die von Euch kommunizierten Inhalte können ebenfalls im System gespeichert werden, sodass alle relevanten Informationen, die zwischen Mitarbeitern und Mitarbeitern oder Kunden ausgetauscht werden, dauerhaft verfügbar sind.

Es ist möglich über ein CRM-System gemeinsam an Dokumenten, wie beispielsweise Angeboten, zu arbeiten. Das gilt für die Erstellung der Inhalte ebenso wie für redaktionelle Aufgaben, wie etwa das redigieren und kommentieren. Workflows für die Bearbeitung der Dokumente oder Abnahmen und Genehmigungen können eingerichtet werden. 

Diese wenigen Beispiele zeigen, wie ein CRM-System die Kommunikation und damit verbunden die Zusammenarbeit effektiv verbessern kann. Gern besprechen wir mit Euch viele weitere Beispiele, die Euch weiterbringen können. Nehmt dazu gern Kontakt mit uns auf.

3.   Ihr könnt besser reagieren – Interne und marktbezogenen Entwicklungen erkennen

Ein grundsätzliches Problem in Unternehmen ist es, rechtzeitig genug zu erkennen was gerade passiert, um dann möglichst zügig und adäquat darauf reagieren zu können. 

Mithilfe eines CRM-Systems könnt Ihr negative Trends frühzeitig erkennen und nicht erst, wenn es zu spät ist und das Kind in den Brunnen gefallen ist. Aber auch positive Entwicklungen sollten von Euch erkannt werden, um diese nach Möglichkeit mit Hilfe von zusätzlichen Ressourcen zu verstärken.

Dashboards wie die folgenden drei Beispiele eignen sich hervorragend, um zu jeder Zeit eine aktuelle Übersicht der Lage zu haben und sich anbahnende Trends schnell zu entdecken.

Die von Salesforce empfohlenen Top Sechs Dashboards für jeden Vertriebsleiter findet Ihr hier (Link).

Ohne ein CRM-System müsst Ihr die Daten für Analysen erst mühsam zusammentragen, aufbereiten und schließlich auswerten. In einem CRM-System könnt Ihr solche Analysen als Report per Knopfdruck und in „Echtzeit“ abrufen oder ohne großen Aufwand neu generieren. 

Die Kennzahlen, die Ihr zur Steuerung Eures Unternehmens nutzt, können ebenfalls im System abgebildet und bestückt werden. Zusätzlich habt Ihr die Möglichkeit weitere neue sinnvolle Kennzahlen einzuführen, um Eure Steuerungsmöglichkeiten weiter zu verbessern.

Ein CRM-System liefert zusätzliche wertvolle Informationen, wie zum Beispiel eine aktuelle Übersicht über den Status vereinbarter Marketing- und Vertriebsziele der Mitarbeiter. Ihr seid immer verlässlich informiert und könnt so rechtzeitig steuernd unterstützen, wenn Bedarf besteht. 

4.   Ihr könnt genauer werden – Bessere Erkenntnisse und zielgerichtete Aktivitäten

Ein CRM-System ist weit mehr als nur ein Speicher von Adressen. Da viele relevante Informationen über Eure Kunden im System verfügbar sind, könnt Ihr sehr genau werden. Ihr könnt z.B. eure Zielgruppen genauer beschreiben.

Das beginnt bei der Möglichkeit, Eure Zielgruppen auf Basis vielfältiger Kriterien zu segmentieren. Die Ansprache der Kunden möglichst adäquat zu gestalten – das sogenannte Targeting. Eure Werbemaßnahmen können somit wesentlich besser und individueller konzipiert, ausgeführt und gesteuert werden.

Die im CRM-System gespeicherten Informationen helfen Euch nicht nur Eure Bestandskunden genauer anzusprechen, sondern auch Neukunden zu gewinnen. Welche Zielgruppen oder auch einzelne Kunden haben das größte Potenzial für Euch? 

Das CRM-System hilft Euch dabei, diese zentrale Frage zu beantworten. So könnt Ihr euch auf die aussichtsreichsten Kandidaten fokussieren. Hier wird deutlich, dass ein CRM-System sowohl für das Marketing als auch für den Vertrieb Vorteile erbringt. 

Auch die nicht immer einfache Zusammenarbeit von Marketing und Vertrieb kann so genauer abgestimmt werden, da sich beide immer auf demselben Kenntnisstand und in einem einheitlichen Modell bewegen. 

Das Marketing sammelt und qualifiziert Kundenkontakte (Leads) und identifiziert Verkaufschancen. Diese können dann gezielt vom Vertrieb bearbeitet und aus den Kontakten Kunden generiert werden. 

5.   Ihr könnt Eure Kunden besser an Euch binden – Höhere Kundenzufriedenheit fördern

Habt Ihr erst einmal Kunden gewonnen, wollt Ihr diese natürlich an euch binden. Zumal die Akquise bereits Geld gekostet hat, welches nun wieder verdient werden muss. Das Potenzial Eurer wertvollen Kunden sollte daher optimal ausgeschöpft werden.

Mit einem CRM-System könnt Ihr die Zufriedenheit Eurer Kunden leichter erhalten. 

Ihr könnt euren Kunden bessere Angebote machen, weil Ihr genauer wisst, welche Angebote wirklich zu Euren Kunden passen. Und das sorgt bei Kunden schon mal für ein gutes Gefühl, wenn Ihnen nicht „irgendetwas“, sondern etwas Passendes angeboten wird. Jeder Kunde fühlt sich dann besser verstanden. 

Die Kundenzufriedenheit kann auch über das Angebot hinaus mit jeder Interaktion steigen oder fallen. Ein CRM-System hilft Euch hier die Interaktionsqualität zu halten und zu verbessern. Alle Interaktionen zwischen Euch und Eurem Kunden können im CRM-System gespeichert werden. 

Ihr könnt genauer und schneller auf die konkreten Fragen und Wünsche eurer Kunden reagieren und müsst nicht jedes Mal wieder von vorn beginnen. Das spart Zeit und schont Nerven. 

Falls ein Mitarbeiter, der normalerweise für einen Kunden zuständig ist, mal erkrankt oder sich im Urlaub befindet, kann seine Vertretung auf alle relevanten Informationen im System zurückgreifen.

CRM-Systeme für klein und groß – Intelligent sollen sie sein. 

Es gibt viele CRM-Systeme auf dem Markt. Kleine und große für kleine und große Unternehmen. Und es gibt Systeme, die sind so flexibel aufgebaut, dass sie individuell an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden können – ob nun klein oder groß. Das sind die intelligenten Systeme. 

Wir von Blue Chameleon sind Spezialisten für Salesforce – unserer Meinung nach das intelligenteste CRM-System, das es gibt. Und unser Job ist es, Saleforce genau an Eure Bedürfnisse anzupassen. Damit Ihr die 5 guten Gründe, die wir hier im Artikel für ein CRM-System genannt haben auch wirklich im betrieblichen Alltag realisieren könnt. 

Wir haben eine Liste von Fragen – unseren CRM Quick Checkfür Euch zusammengestellt, die Euch helfen soll, zu erkennen, ob ein CRM-System für Euch das Richtige ist.

Wenn Ihr darüber hinaus Fragen zum Thema oder auch speziell zu Salesforce habt, nehmt gern Kontakt zu uns auf.


Zusammenfassung – 5 gute Gründe für ein CRM-System:

  1. Ihr könnt sparen: Durch die neuen Möglichkeiten, die Euch ein CRM-System gibt, könnt Ihr Zeit, Raum, und Aufwände – also Geld – einsparen.
  2. Ihr könnt besser kommunizieren: ein CRM-System kann Basis und ein wirkungsvolles Medium für Eure Kommunikation sein und die Kommunikationsqualität steigern.
  3. Ihr könnt besser reagieren: Ein CRM-System stattet Euch mit neuen Fähigkeiten aus, Entwicklungen schnell zu erkennen. Entwicklungen bei Euch im Unternehmen genauso, wie Entwicklungen beim Kunden oder im Markt. Auf diese Entwicklungen könnt Ihr dann schneller und genauer reagieren.
  4. Ihr könnt genauer werden: Eure Erkenntnisse und Aktionen werden genauer, weil Ihr über mehr Daten und Informationen verfügt und diese auch abteilungsübergreifend einsetzen könnt.
  5. Ihr könnt Eure Kunden besser an Euch binden: Ein CRM-System hilft Euch die Zufriedenheit Eurer Kunden zu erhalten oder zu steigern.

Es gibt das für Euch passende CRM-System. Nehmt Kontakt zu uns auf. Wir helfen Euch, genau dieses System zu bekommen.

Über Blue Chameleon

Blue Chameleon ist ein IT-Unternehmen und offizieller Salesforce-Partner. Der Beratungsschwerpunkt liegt auf einem holistischen Ansatz für die erfolgreiche Einführung und nachhaltige Nutzung von Salesforce CRM-Projekten. 

Was Ihr als Nächstes tun könnt:

  • Macht den CRM Quick Check. Hinterher seid Ihr orientiert und habt einen guten Überblick zu den Themen: CRM, Projektvorgehensweisen und Möglichkeiten mit Salesforce. Nutzt hierfür einfach folgenden Link.
  • Wenn Ihr informiert werden wollt, sobald ein neuer Artikel von uns erscheint, schreibt uns über unser Kontaktformular.

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